Wird ein Kraftfahrzeug einem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zur dienstlichen Nutzung überlassen, so handelt es sich um ein Dienstfahrzeug. In der Regel wird die Überlassung eines Dienstfahrzeuges entweder direkt im Arbeitsvertrag vereinbart oder eine besondere Vereinbarung getroffen. Insbesondere die private Nutzung eines dienstlichen Pkws bedarf der Vereinbarung. Neben steuerrechtlichen Gründen hat dies auch versicherungsrechtliche, aber auch arbeitsrechtlich Gründe, da der Arbeitnehmer auf Kosten des Arbeitgebers eine dienstliche Sache nutzt und in der Regel auch den Treibstoff (Benzin /Diesel) vom Arbeitgeber erhält.
Dienstfahrzeuge dürfen nur vertragsgemäß benutzt werden. Insbesondere dürfen private Fahrten nur dann vorgenommen werden, wenn dies vereinbart wurde. Auch Beschränkungen hinsichtlich des Umfanges und z.B. des Landes der Fahrten sind zwingend zu beachten. Darf z.B. ein Fahrzeug ausschließlich in Deutschland benutzt werden, stellt jede Fahrt in das Ausland einen Verstoß gegen arbeitsrechtliche Pflichten des Arbeitnehmers dar. Verstöße können zur Kündigung führen.
Die private Nutzung eines Fahrzeuges muss als geldwerter Vorteil versteuert werden. Auch sind diese Vorteile hinsichtlich der Beiträge zu Sozialversicherungen beachtlich. Die private Nutzung kann grundsätzlich pauschal oder bei Führung eines Fahrtenbuches nach Kilometern abgerechnet werden.
Wird der Dienstwagen entzogen, so kann vertraglich eine Entschädigung für die Entziehung vereinbart werden.
